北京iso9000 质量认证与档案管理工作共同促进，及时进

    IS09000系列标准，为企业建立先进的质量保证体系提供了科学的国际标准化模式，具有鲜明的理论性、实践性，已被许多国家认可。

    何为？即第三方依据程序对产品、过程或服务符合规定的要求给予书面保证。也就是说，质量认证的对象是产品、过程或服务，其作用是取得顾客的信任，同时给企业带来信誉和更多的利润，进一步提高产品和企业在国际市场的竞争力。本文以质量体系认证和档案管理为对象，从理论和实践的结合上，试论两者的内在联系。

一、质量体系运行能够规范档案管理。

    ISO9000质量认证标准模式使企业的一切工作必须程序化、科学化、规范化、制度化，杜绝盲目性、随意性。ISO9000标准系列应用到档案管理中，其基本要素对文件和资料的批准、发布以及更改都有明确的规定。 内容来自dedecms

    首先，文件和资料在发布前应由授权人员审批其适用； 本文来自织梦

    其次，应制定并可随时得到识别文件的现行修订状态的控制清单或相当的文件控制程序，以防止使用失效或作废的文件再用；

    第三，文件和资料的更改应该遵循程序，由原审批部门或上级授权的部门进行审批，这样，就可以对质量体系的有效运行起重要作用的各个场所都得到相应文件的有效版本，同时对应保留的作废文件和更改的文件都应进行标识，通过此程序的控制也可知道文件的来龙去脉，防止出现现场作用文件和存档文件不相符的现象，为提高档案质量奠定了基础。 织梦内容管理系统

    如果把档案管理当作质量体系的一个组成部分，当作动静相兼的运行体系，那么档案资源最大限度地为企业提供利用，为经济建设服务，我们管理档案的最终目的就达到了。为达此目的，就要确定方针目标，对过程实行有效控制。 织梦内容管理系统

    实际上，平时我们也在自觉不自觉地执行这个程序。如档案目标管理认定工作，我们也在有计划有步骤地进行，只是不像质量体系保证模式那样规范化。工程建设项目档案的验收通常是与基建工程竣工验收同步进行的。工程建设项目档案验收是整个竣工验收的重要内容，施工单位、建设单位、质量监理部门的有关专家、工程技术人员汇聚在一起，发现问题，及时纠正，及时进行查漏补缺，有利于工程项目档案的完整、准确、规范。工程项目竣工，形成的文件材料必须准确反映出建筑实物的实际面貌。施工单位与建设单位在办理移交手续时，要移交全部与建筑有关的文件材料。 织梦内容管理系统

    建设单位的档案部门要会同各项目负责人、工程技术人员，负责审查施工单位所交的竣工档案资料，检查竣工图及编制施工档案的质量。竣工图编制审核的依据性材料是图纸会审、设计变更单和技术交底单。一般情况下，竣工图都是要画新图，审核其编制方法是否符合要求，如变更、会审等依据性材料中所提到的变更是否都已更改，是否在相应的更改处说明更改依据。

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    认真执行归档制度和有关规定，严格把好档案资料质量关，不完整的要求补齐，不准确的一定要修改，对不符合要求的要限期整改。所以，质量体系认证为我们提供了值得借鉴的经验。比如，依照IS09000标准建立质量体系，这是我们的产品能完整准确能反映企业各项活动的档案，以及我们提供的服务。首先要拟定计划，确定质量方针和目标。然后结合本单位的情况编制质量体系文件，真正做到一切依程序办事，最后取得有关方面的认证。因此，为了提高档案工作质量，就需要用标准来规范自我，不断改进、不断升华。 内容来自dedecms

二、质量体系与档案工作能够互相促进。

    依据标准的要求，档案部门应与贯标部门共同制定文件和资料控制程序，程序中要明确各类文件的制定、审批、发布、更改、管理、作废、销毁等一系列要求，档案部门根据此程序深入到所属各单位进行考核，及时了解文件和资料的形成是否符合要求，掌握所有场所是否使用有效版本文件，检查更改和作废的文件是否进行了标识，把考核结果一一记录在案，对存在问题限期进行整改，档案部门根据所规定期限跟踪验证。

    虽然体系运行中文件和资料的程序控制与档案工作是两个截然不同的概念，但是，通过这个程序控制，使我们深入档案的源头，实地了解一些坐在档案室里所不曾了解的东西，并掌握了一些与生产经营相关的知识，特别是有价值的原始记录、操作规定，既丰富了我们的阅历，又填补了档案的空白，真是一举两得。 dedecms.com

    为了更好地做好建设项目文件材料的收集工作，建设单位应指定专人负责档案工作。依据国家，省、市档案局颁布的重点建设项目档案管理工作的规定、通知，制定基建项目档案文件材料归档制度，根据工作规模和应生产的文件材料确定归档范围，以保证归档文件材料的完整性。 本文来自织梦

    建设项目的有关人员在工程建设结束或告一段落后应根据归档内容和标准，对应归档文件材料进行系统的整理，移交档案部门。例如：工程立项、征地规划期间，基建部门及各业务职能部门应将该项目的立项申请、可行性研究报告、计划、批文、征地报告、合同、协议、红线图、规划定点、勘察、设计、施工、监理合同、委托书等规范整理归档、移交，档案部门将这些归档材料认真核实、办理交接手续后归档。 织梦好，好织梦

    建设项目档案的收集工作中，有一重要的环节就是运用经济手段，与经济利益相衔接，加以制约。国家档案局对重点建设项目档案的规定、通知，都明确指出建设项目实行总承包的，项目竣工时由总承包单位向建设单位提交完整的、准确的项目竣工档案。但是，在实际工作中，有的施工单位，不履行自己的职责，移交给建设单位的竣工档案不是残缺不全，就是资料份数不符合合同及规定要求，有的施工过程中有变更的，没有在竣工图中改过来，这样就造成实物与档案材料不相符，给以后的提供利用工作带来很多不便。

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    为了保证档案准确、完整，必须采取相应的经济手段加以制约。对建设单位，应明确各业务部门领导和工程技术人员岗位责任制并加以考核。在施工单位合同中明确规定由施工单位编制竣工资料的质量、份数、移交时间等要求。如果施工单位没按要求编制符合质量要求的竣工图，则视其违约程度，给予一定的经济处罚。 织梦内容管理系统

    另外，在每个子项工程完毕后，施工单位办理结算时，必须有档案部门的签字、盖章，以便确认竣工档案是否齐全、完整，随后方可到财务部门办理结算手续。参加工程项目调度会、设备开箱是收集工作中另一重要环节。通过参加建设项目调度会，可了解工程进度，掌握项目活动规律。设备开箱更是档案收集工作的重要方法，档案部门可从中得到工程项目第一手资料，为今后竣工档案的整理归档奠定基础。

    要想使档案工作在质量体系认证中获得实惠，首要是档案管理人员更新观念，改变以往那种坐等其成的工作方法，深入基层，不断学习，捕捉信息，强化自我，通过质量认证来促进档案工作的开展。 内容来自dedecms

    同时，对一些文件、资料的控制也可借助档案管理的一些做法，比如分门别类、平时立卷、建立健全各种检索目录，使之不断完善，为质量体系长期稳定运行奠定基础。在体系运行过程中，档案管理应执行《文件和资料控制程序》，依据程序对以往的欠缺进行尽可能的弥补，特别是科技档案中技改项目对图纸的更改，档案部门取得工程主管部门的认可后，就应召集有关单位对技改部分在图纸上进行标识。

    每一项改造完成后，都要有完整的记录归档，并把这项工作纳入考核。对文件的作废与销毁均按程序规定报主管部门或主管领导进行审批，确保科技档案完整与准确。

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三、质量体系运行为开发利用档案信息资源提供机遇。 内容来自dedecms

    质量记录是管理体系中的一个关键要素，他不仅包括质量体系运行记录，更重要的是包括与质量有关的记录。这些记录作为信息管理的内容，记载了过程状态和过程结果，是一种客观证据，它为采取预防措施及纠正措施提供依据。档案是一种信息，它是对今后工作起参考和凭证作用的原始记录，可见质量记录也在其中。

    管理是各种生产要素有机结合的纽带，对企业生产经营的协调运转起着连结、制动的重要调控作用，管理水平的优劣很大程度上决定着企业经营成果的大小。

    企业档案作为企业活动的原始记录，是企业管理的一项很重要的基础工作，不可忽视。特别是近几年来，企业在处理技术和经济纠纷中，在处理知识产权等方面，越来越多地以企业档案为依据和参考，这充分说明了企业档案在维护企业合法权益方面所起的重大作用，这也为档案工作者进一步依法管理企业档案和做好档案工作提供了强有力的支持。 copyright dedecms