北京iso9001认证编写制定基础文件要注意什么？

    文件的编写流程为:制定基础文件——确立文件目录——编写分类文件——部门审核——质量部门复审——生产或质量管理负责人批准。

    制定的基础文件有如“标准文件格式设置管理规程”、“文件分类编号管理规程”等。

    按照新版iso认证标准要求文件的起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、保管和销毁等应当按照操作规程管理，并有相应的文件分发、撤销、复制、销毁记录。

    企业应制定文件规范文件管理的整个流程，文件起草和修订人员需接受过必要的培训，具有一定的理论和实践经验，具备相应资质，能够胜任文件的起草和编写工作。各部门确定的文件目录需经必要性讨论后确定文件的名称、编号和编制要求等。

    编写的文件经部门审核、质量管理部门复审、生产（质量）管理负责人批准或公司分管经理复审后交总经理批准，经批准的文件只有经过培训后才能生效。文件的复制必须填写记录并加盖受控章分发文件时必须由接收人签字确认填写文件分发记录。替换或撤销文件时质量部文件管理员逐份检查替换或撤销的文件，保证失效的文件不在生产或管理现场出现。失效的文件除质量部文件管理员留一份存档外，一律销毁，销毁文件时必须有销毁人和监销人同时在场，并填写文件销毁记录。

    文件编码的要求必须事先系统而长远地考虑整个文件系统的编码框架原则，以企业当前及较长远发展角度能长时间使用为基础，也要有一定的扩展性必须反映文件的类型必须包括文件的修订信息。必要或可行时，文件可以反映使用范围避免在文件编码中出现不必要的信息一般采用英文字母和阿拉伯数字构成，并在编码构成中不同的字段、位数固定同时进行定义。记录文件与上述原则类同只不过文件类型重新定义即可。

    根据新版标准的相关要求，公司应制定文件的标准格式其内容可包括文件名称、编号、类别（分为管理标准、操作标准、技术标准）、颁发部门、分发部门、目的、范围、责任、培训要求（规定培训部门和需培训的岗位）、变更历史（包括文件编号、变更描述、生效日期等）、产生的文档（能够体现文件配套记录的审核过程）、需要说明的重要事项（必要时可填写）等。文件格式除应该具体规定字体、大小、行距、页边距等因素外还应该包括页眉和页脚的样式，建议文件的每一页经过审核后由相关人员签名，签字栏可考虑放入页脚处。